Suite à l’audit de son système numérique, le cabinet Comptex nous confie le projet de refonte de ses services informatiques à l’automne 2023. Une première phase nous a permis de remettre leurs réseaux en conformité et de leur procurer un nouvelle aisance de travail au quotidien…
Présentation de l’entreprise
Créé en 1996, le cabinet d’expertise-comptable Comptex installé à Rochefort est aujourd’hui dirigé par Hubert Philippe, Expert-Comptable et Commissaire aux Comptes, entouré d’une équipe d’une dizaine de collaboratrices.
Le cabinet est spécialisé dans l’accompagnement des Très Petites Entreprises (TPE), des professions libérales et des Sociétés Civiles Immobilières (SCI), et gère un portefeuille de 350 clients.
Chaque collaboratrice se voit confier entre 40 et 50 dossiers (SCI, BNC). La charge de travail journalière est variable selon la période, avec un rush durant l’établissement des bilans (janvier-juin).
La problématique
Des difficultés au quotidien
Un accès très laborieux à Internet, rendant les procédures très difficiles sur les plateformes partenaires et créant une lassitude des opératrices,
Pas de gestion des équipements
Un ensemble d’imprimantes éparses et peu sécurisées,
Un système d’Information incohérent
Une infrastructure disparate, avec parfois des éléments surdimensionnés, ou à l’inverse des équipements en fin de vie,
Des coûts non maîtrisés
Un système téléphonique très coûteux, impossible à intégrer aux infrastructures existantes du groupe.
Le challenge
La réponse apportée par Green IT Solutions
- Comme pour tout projet, la première étape consiste a déterminer exactement les besoins clients.
- Un groupe de travail spécialement affecté au client, passe de 3 à 5 semaines sur l’audit et l’analyse de l’existant.
- Il élabore les étapes migratoires pour arriver sur le site le jour j dans une logique de « plug and play » avec une mise en service pendant la pause déjeuner.
- C’est ce travail de l’ombre dans les ateliers qui permet d’obtenir un niveau de satisfaction client important et une adhésion des utilisateurs à la conduite du changement.
- Pendant la mise en place du projet, les utilisateurs sont accompagnés durant plusieurs semaines en mode « training » pour se familiariser au nouveau système de téléphonie sur IP avant même la mise en service officielle.
Le témoigne du client et de ses équipes
« Ce que j’ai apprécié, c’est le savoir-faire de l’équipe de Green IT Solutions pour mettre en place ces nouvelles installations. Un savoir-faire pour limiter les interruptions à quelques minutes, et la facilitation à basculer de l’ancien monde vers le nouveau.
Pour être honnête, autant je connais bien les logiciels professionnels de comptabilité ou les outils bureautiques que nous utilisons au quotidien pour nos missions, autant je suis complètement néophyte sur tout ce qui concerne le hardware, les réseaux, les serveurs. Je ne saurais pas dire ce qui n’est pas bien.
Ce que j’ai remarqué avec Green IT Solutions, c’est qu’on avait des réponses claires à des questions qu’une personne comme moi peut se poser. Et c’est ce que je recherche lorsque je fais appel à un prestataire informatique, c’est d’être accompagné et qu’on m’aide à résoudre mes problématiques.
Aujourd’hui je comprends mieux les choses, je suis rassuré par ce que j’entends. Ce que je peux voir, c’est que les installations sont plus compactes, plus modernes que ce qu’il y avait avant. Ce que je constate au quotidien, c’est une meilleure connexion à Internet et des logiciels qui fonctionnent mieux, plus vite, plus fluides. »
Hubert Philippe, Directeur Général de Comptex
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